Foreningsvedtægter for foreningen Witchards Society F.M.B.A. 

  1. Navn og hjemsted
    1. Navnet på foreningen er Witchards Society F.M.B.A.
    2. Foreningens hjemsted er Københavns Kommune.
  1. Formål
    1. Foreningens formål er at dirigere aktiviteter. Aktiviteterne inkluderer organisering og udførelsen af rollespil, events, workshops, foredrag, kurser og kongresser.
    2. Foreningen er et  F.M.B.A. under Dansk lovgivning.
  1. Medlemmer
    1. Enhver person, der er 18+ og har lyst til at deltage i aktiviteter og oplæg, kan ansøge om medlemskab.
    2. Bestyrelsen forbeholder sig retten til at afvise ansøgninger om medlemskab, hvis der ligger en særlig grund til det. 
    3. Et medlem kan forlade foreningen på ethvert givent tidspunkt. 
    4. Ethvert medlem, inklusive bestyrelses medlemmer, samtykker til at følge foreningsvedtægterne, vilkår og betingelser samt adfærdskodeks.
  1. Eksklusion af medlem
    1. Ethvert medlem, der opfører sig uærligt, eller overtræder foreningens adfærdskodeks, eller overtræder foreningsvedtægterne eller hvis handlinger er skadelige for foreningen, kan blive ekskluderet.   
    2. Medlemmer kan til enhver tid eksluderes ved bestyrelsens beslutning. 
    3. Beslutningen om udelukkelse af et medlem afgøres ved flertalsafstemning i bestyrelsen.
  1. Medlemskontigent
    1. Medlemskontingentet fastsættes ved generalforsamling. (se §6)
    2. Medlemskontingentet er årligt og gyldigt for foreningens indeværende regnskabsår på det tidspunkt hvor medlemskabet købes. (September til August).
    3. I tilfælde af eksklusion fra foreningen kan medlemskontingentet refunderes efter bestyrelsens skøn. 
  1. Generalforsamling
    1. Foreningen afholder ordinær generalforsamling en gang om året i december. Dette sikrer tilstrækkelig tid til at årsrapporten (September til August) kan godkendes og indsendes til Erhvervsstyrelsen inden for den gældende frist i januar.
      1. Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.
      2. Generalforsamlingen indkaldes af bestyrelsen med tidligst fire ugers varsel og senest to ugers varsel ved offentliggørelse på foreningens hjemmeside og elektronisk meddelelse til alle medlemmer med beskrivelse af dagsordenen.
      3. Dagsordenen for generalforsamlingen skal som et minimum indeholde:
  • Valg af dirigent
  • Valg af stemmetællere
  • Bestyrelsesformandens rapport
  • Godkendelse af årsrapporten (Ikke obligatorisk hvis: Ingen fuldtidsansatte og en årlig omsætning under 14 millioner kr)
  • Behandling af indkomne forslag
  • Fastsættelse af medlemskontingent
  • Godkendelse af budgettet
  • Valg af bestyrelsesmedlemmer
  • Andre emner
  1. En halvårlig generalforsamling afholdes inden for 7 måneder efter den årlige generalforsamling.
    1. Den halvårlige generalforsamlingen indkaldes af bestyrelsen med tidligst fire ugers varsel og senest to ugers varsel ved elektronisk meddelelse til alle medlemmer med beskrivelse af dagsordenen. 
    2. Dagsordenen for den halvårlige generalforsamling kan indeholde ethvert emne fra den årlige generalforsamling men skal som minimum includere:
  • Valg af dirigent
  • Valg af stemmetællere
  • Behandling af indkomne forslag
  • Andre emner
  1. Organisering af forsamlinger:
    1. Beslutninger og afstemninger:
      1. Hvert medlem har én stemme og ingen medlemmer har særlige rettigheder.
      2. Forsamlingen træffer beslutninger ved et simpelt flertal. Ændringer af foreningsvedtægterne kræver et flertal på 2 / 3 af de afgivne stemmer.
      3. I tilfælde af stemmelighed har foreningsformanden den afgørende stemme.
      4. Forsamlingerne har beslutningskompetance uanset fremmøde.
    2. Bestyrelsen kan vælge at afholde generalforsamlingen på tværs af flere lokationer, der er forbundet digitalt og udpege én som den primære lokation. Beslutninger truffet på den primære lokalisation er gyldige i tilfælde af tekniske vanskeligheder. 
    3. Forslag skal indsendes til bestyrelsen senest 14 dage før forsamlingen.
  2. Der kan indkaldes til ekstraordinære generalforsamlinger, hvis bestyrelsen finder det nødvendigt eller hvis mindst halvdelen af medlemmerne kræver det på skrift. Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes indenfor 14 dage af anmodningen og indkaldes med samme varsel som den årlige generalforsamling. 
  1. Bestyrelse
    1. Foreningen ledes af en bestyrelse bestående af 5 medlemmer.
    2. Alle medlemmer er valgbare. 
    3. Bestyrelsesmedlemmer vælges for 2 år ved en af generalforsamlingerne. Deres embedsperiode begynder den dag, de er valgt. 
    4. Bestyrelsen konstituerer sig selv med en formand og fastsætter sine egne interne organisationer og ansvarsområder for de valgte processer.
    5. Bestyrelsen tager beslutninger ved flertalsafstemning og i tilfælde af stemmelighed har foreningsformanden den afgørende stemme.
    6. Bestyrelsen mødes mindst en gang om måneden for at gennemgå opgaver.
    7. Budgetter, kontrakter, aftaler og økonomiske beslutninger, der påvirker foreningen, skal underskrives af mindst 2 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf mindst et bestyrelsesmedlem ikke er direkte involveret i forslaget. 
    8. Alle arrangementer skal have et udpeget bestyrelsesmedlem, der er ansvarlig for tilsynet. Hvis hovedarrangøren af et arrangement er et bestyrelsesmedlem, skal tilsynet varetages af et andet bestyrelsesmedlem. 
  1. Samarbejde med Witchards Society
    1. En skriftlig aftale er påkrævet for: Alle arrangører af arrangementer tilknyttet Witchards Society, og alt samarbejde med eksterne leverandører, partnere og med arrangører. 
    2. Aftalen skal tydeligt beskrive:
  • Formålet med samarbejdet,
  • Hver parts ansvar og ansvarsområder,
  • Eventuelle økonomiske aftaler (inklusive gratis tjenester), og aftalens varighed.
  1. Aftalen kan for eksempel være i form af en e-mail eller en kontrakt.
  2. Samarbejdsaftalerne kan være engangs aftaler eller løbende aftaler. Ved løbende aftaler, revurderes de årligt og kan afsluttes af begge involverede parter. 
  1. Regnskab og revision
    1. Foreningens regnskabsår løber fra den 1 september til den 31 august.
    2. Foreningens første regnskabsår var den 1 april 2023 til den 31 august 2023.
    3. Foreningen har fravalgt revision af årsrapporten. 
  1. Signering og ansvar
    1. Foreningen tegnes af bestyrelsesformanden og et andet bestyrelsesmedlem.
    2. Medlemmerne har intet krav på foreningens aktiver. 
    3. Overskud må udelukkende anvendes til at fremme foreningens formål.
    4. Medlemmerne har ikke ejendomsret over foreningens aktiver.
    5. Foreningen hæfter kun med sine egne aktiver. Hverken medlemmer eller bestyrelsesmedlemmer har personlig hæftelse. 
  1. Opløsning
    1. Foreningen kan kun opløses efter to på hinanden følgende afstemninger på generalforsamlinger, hvoraf den ene skal være den ordinære årlige generalforsamling. 
    2. For at foreningen kan opløses, kræves det, at mindst 2 / 3 af de afgivne stemmer på begge generalforsamlinger stemmer for opløsningen. 
    3. Hvis foreningen har økonomisk overskud ved opløsning, fordeles alle aktiver efter bestyrelsens beslutning til formål, der gavner det europæiske non-profit rollespils miljø.